Korrektselt vormistatud avaldus on esimene samm oma soovide, taotluste või probleemide ametlikuks lahendamiseks. Olgu tegemist töölepingu lõpetamise, puhkuseavalduse, toetuse taotlemise või kaebuse esitamisega, dokument peab vastama teatud kirjutamata reeglitele ja ametlikele standarditele. Paljud inimesed kardavad ametlike kirjade koostamist, arvates, et see nõuab keerulist juriidilist keelt, kuid tegelikkuses on võti lihtsuses, selguses ja viisakuses. Selles juhendis vaatleme põhjalikult, milliseid komponente peab üks professionaalne avaldus sisaldama, kuidas vältida tüüpilisi vigu ning anname sulle kätte konkreetsed näidised, mida saad oma vajadustele kohandada.
Miks on avalduse korrektne vormistamine oluline?
Avaldus on ametlik dokument, mis jääb asutuse või ettevõtte arhiivi. See on sinu visiitkaart, mis näitab sinu suhtumist asjasse ja professionaalsust. Kui kirjutad avalduse lohakalt, täis õigekirjavigu või puuduliku informatsiooniga, võib see kaasa tuua järgmised tagajärjed:
- Viivitused menetlemisel: Kui adressaadil puudub vajalik info, peab ta hakkama sinuga uuesti ühendust võtma, et detaile täpsustada. See aeglustab kogu protsessi.
- Arusaamatused: Ebaselgelt sõnastatud soov võib viia valede järeldusteni. Sinu eesmärk on, et lugeja saaks esimesel lugemisel täpselt aru, mida sa soovid.
- Mõju usaldusväärsusele: Korralikult vormistatud dokument jätab sinust vastutustundliku ja asjaliku mulje. See on eriti oluline, kui taotled toetust, luba või muudatust töölepingus.
- Juriidiline kaitse: Ametlikult esitatud ja registreeritud avaldus on tõestusmaterjal juhuks, kui asjad ei peaks kulgema soovitud rada pidi. Sul on kirjalik jälg esitatud taotlusest.
Hea avaldus ei pea olema pikk ega keeruline. Vastupidi, mida lühem ja konkreetsem see on, seda parem. Kõige olulisem on jälgida, et kõik nõutud elemendid oleksid olemas ja loogilises järjestuses.
Avalduses peituvad kohustuslikud elemendid
Selleks, et avaldus oleks juriidiliselt ja ametialaselt korrektne, peab see sisaldama kindlat struktuuri. Järgnevad komponendid on vältimatud:
- Päis (dokumendi pealkiri): Keskel peab olema selge pealkiri, näiteks AVALDUS või PUHKUSEAVALDUS.
- Adressaat: Kellele avaldus on suunatud? Siin tuleb kirjutada asutuse nimi ja vajadusel konkreetse isiku ametinimetus ning nimi (näiteks: Juhatuse liikmele Jüri Tammele).
- Esitaja andmed: Kes avalduse esitab? Lisa oma täisnimi, isikukood (kui on nõutud), telefoninumber ja e-posti aadress.
- Kuupäev ja asukoht: Koht, kus avaldus kirjutati, ja kuupäev.
- Sisu: Kõige olulisem osa. Kirjuta lühidalt ja selgelt, mida taotled või millest teavitad. Kasuta viisakat tooni.
- Allkiri: Dokument peab olema käsitsi või digitaalselt allkirjastatud. Ilma allkirjata ei ole avaldus ametlikult siduv.
Praktiline näidis: töölepingu lõpetamine
Töölepingu lõpetamine on üks sagedasemaid põhjuseid avalduse kirjutamiseks. Alljärgnevalt on toodud näidis, mida saad kasutada alusena.
Näide:
OÜ Näidisettevõte juhatusele
Avalduse esitaja: Mari Maasikas
Isikukood: 12345678901
Tallinnas, 20. oktoobril 2023
AVALDUS
Soovin töölepingu erakorraliselt üles öelda vastavalt töölepingu seaduse § 91 lõikele 2 seoses tööandja poolse olulise kohustuse rikkumisega (töötasu maksmisega viivitamine rohkem kui ühe kuu ulatuses). Minu viimaseks tööpäevaks on 27. oktoober 2023.
Palun kanda lõpparve ja hüvitised minu pangakontole hiljemalt viimasel tööpäeval.
Lugupidamisega,
(Allkiri)
Mari Maasikas
Kuidas muuta avaldus võimalikult professionaalseks?
Lisaks struktuurile mängib suurt rolli ka keelekasutus. Siin on mõned soovitused, kuidas kirjutada nii, et sind võetakse tõsiselt:
Väldi emotsionaalset keelt: Isegi kui oled pettunud või vihane, hoia avaldus faktipõhisena. Emotsioonid ei aita taotlust kiiremini menetleda, pigem võivad need tekitada vastasseisu.
Kasuta selget ja lühikest lauseehitust: Ära keeruta. Alusta otse asjast. Selle asemel, et kirjutada pikk sissejuhatus, kirjuta kohe, mida soovid.
Kontrolli õigekirja: Vigane tekst jätab mulje lohakusest. Kasuta õigekirjakontrolli ja loe tekst veelkord üle. Kui võimalik, lase kellelgi teisel see üle lugeda, et leida võimalikke trükivigu või ebaselgeid kohti.
Ole konkreetne kuupäevade ja summadega: Kui sinu avaldus on seotud mingi tähtajaga, pane see kirja. Ära jäta lugejale ruumi oletamiseks.
Korduma kippuvad küsimused
Siin on vastused kõige sagedasematele küsimustele, mis avalduste koostamisel tekivad:
Kas ma pean avalduse kirjutama käsitsi või võib see olla arvutiga trükitud?
Tänapäeval eelistatakse peaaegu alati arvutiga trükitud avaldusi. Need on loetavamad ja professionaalsemad. Käsitsi kirjutamist nõutakse harva, kuid juhul, kui allkiri peab olema omakäeline, tuleb dokument välja printida ja allkirjastada.
Kuidas esitada avaldust digitaalselt?
Kõige turvalisem ja ametlikum viis on avalduse digitaalne allkirjastamine ID-kaardi, Mobiil-ID või Smart-ID abil. Seejärel saad dokumendi saata e-postiga. Digitaalallkiri on seaduse silmis võrdne omakäelise allkirjaga.
Kas ma võin kasutada vabas vormis avaldust?
Jah, kui seadus või asutuse sisekorraeeskiri ei nõua kindlat blanketivormi, võid alati kasutada vabas vormis avaldust. Peamine on, et kõik kohustuslikud elemendid (adressaat, esitaja, sisu, kuupäev, allkiri) oleksid olemas.
Mida teha, kui ma ei saa oma avaldusele vastust?
Kõigepealt kontrolli, kas avaldus jõudis õigele adressaadile. Kui oled saatnud avalduse e-postiga, vaata, kas oled saanud kättesaamiskinnituse. Kui vastust ei tule mõistliku aja jooksul (tavaliselt 1-2 nädalat), on soovitatav viisakalt järele pärida, kas avaldus on kätte saadud ja menetluses.
Milliseid vigu peaks avalduse koostamisel vältima
Isegi kogenud inimesed teevad vahel vigu. Järgnevalt toome välja kõige kriitilisemad kohad, kus sageli eksitakse:
Adressaadi vale määramine: Kui kirjutad avalduse valele inimesele või osakonnale, võib see jääda liiga pikaks ajaks seisma. Uuri täpselt välja, kes on otsustusõiguslik isik.
Puudulikud kontaktandmed: Kui asutusel on vaja sinuga ühendust võtta, peavad sinu kontaktandmed olema õiged. Kontrolli telefoninumber ja e-posti aadress üle.
Ebaselged taotlused: “Soovin puhkust” ei ole piisav avaldus. Peab olema kirjas täpne ajavahemik (näiteks: soovin kasutada põhipuhkust 10. maist kuni 20. maini 2024).
Avalduste edastamise viis: Mõned avaldused tuleb esitada allkirjastatult paberil, teised sobivad e-postiga. Veendu, et tead, milline on ettevõtte sisekorraeeskiri või seadusest tulenev nõue.
Olulised aspektid avalduse dokumenteerimisel
Kui oled avalduse koostanud ja esitanud, ei ole töö veel lõppenud. Väga oluline on dokumente korrektselt säilitada ja jälgida nende liikumist. Esiteks, kui esitad avalduse paberkandjal, palu kindlasti sekretäril või vastuvõtjal panna avalduse koopiale tempel “vastu võetud” koos kuupäevaga. See on sinu tõestusmaterjal, kui peaks tekkima vaidlus, et oled taotluse esitanud. E-postiga saates salvesta alati saadetud kiri “Saadetud” kausta ja vajadusel küsi kinnitust kirja kättesaamise kohta.
Teiseks, hoia kõik oma avaldused ühes kohas – olgu see siis füüsiline kaust või arvuti kataloog “Minu dokumendid” alakaustas “Avaldused”. See lihtsustab oluliselt dokumentide leidmist tulevikus, kui tekib vajadus vaadata tagasi varasematele kokkulepetele. Sageli kiputakse olulisi faile nimetama juhuslikult, näiteks “document1.docx”. Soovitame kasutada süsteemset nimetamisviisi, näiteks “Avaldus_puhkus_2023_MariMaasikas.pdf”. Nii leiad vajaliku faili sekunditega.
Kolmandaks, ole teadlik dokumentide säilitustähtaegadest. Mõned dokumendid, eriti need, mis puudutavad töösuhteid, palgalisa või muid finantsküsimusi, tuleks säilitada vähemalt kuni aegumistähtaja lõpuni. Kuigi digitaalne ajastu võimaldab peaaegu kõike säilitada, on hea tava siiski aeg-ajalt oma arhiiv üle vaadata ja kustutada dokumendid, millel puudub igasugune juriidiline või informatiivne väärtus.
Neljandaks, pea meeles, et avaldus on kahesuunaline kommunikatsioon. Kui oled esitanud avalduse ja saanud sellele vastuse, lisa ka vastus originaaldokumendi juurde. Nii moodustub terviklik toimik, mis kirjeldab kogu protsessi alates taotluse esitamisest kuni selle lahendamiseni. Selline põhjalikkus näitab, et oled oma asjadega kursis ja oskad hinnata korrektset asjaajamist.
Lõpetuseks, ära unusta, et iga asutus ja iga olukord on erinev. Kui tunned, et avalduse koostamine on keeruline või seotud juriidiliste nüanssidega, mida sa päris täpselt ei mõista, siis ei ole häbi küsida nõu. Personaliosakond, jurist või vastava valdkonna spetsialist oskab sageli anda suuniseid, mis aitavad avalduse veelgi täpsemaks ja korrektsemaks muuta. Korrektne avaldus on investeering sinu aega ja närvidesse, vältides tulevikus tekkida võivaid arusaamatusi.
