Digitaalne allkiri on tänapäeva asjaajamises muutunud sama loomulikuks osaks kui omakäeline allkiri paberil. Eestis kasutame laialdaselt ID-kaarti, Mobiil-ID-d ja Smart-ID-d, mis võimaldavad dokumente mugavalt ja turvaliselt allkirjastada. Kuid koos mugavusega tekib ka vajadus veenduda, et saadetud või saadud digitaalselt allkirjastatud fail oleks tõepoolest kehtiv, muutmata ja õige isiku poolt kinnitatud. Kui dokument on vigaselt allkirjastatud või selle terviklus on rikutud, võib see kaasa tuua juriidilisi komplikatsioone või pahameelt asjaajamisel riigiasutuste või koostööpartneritega. Selles põhjalikus juhendis vaatame lähemalt, kuidas kontrollida digitaalallkirja autentsust ning mida teha, kui midagi tundub kahtlane.
Miks on digitaalse allkirja kontrollimine kriitilise tähtsusega
Paljud inimesed avavad digitaalselt allkirjastatud dokumendi, näevad failinimes laiendit .bdoc, .asice või .ddoc, ning eeldavad, et sellega on kõik korras. See on levinud väärarusaam. Digitaalallkiri ei ole lihtsalt pilt allkirjast või mingi märge failis. See on keerukas matemaatiline protsess, mis seob konkreetse dokumendi sisu ja allkirjastaja identiteedi. Kui keegi muudab failis kasvõi ühe koma või tühiku, siis digitaalallkirja kontrollimise tarkvara tuvastab selle ja teatab, et dokument on muudetud.
Kontrollimine on vajalik mitmel põhjusel:
- Tervikluse tagamine: See kinnitab, et dokument ei ole pärast allkirjastamist läbinud ühtegi muudatust.
- Autentsuse kinnitamine: See annab kindluse, et allkirjastaja on tõepoolest see isik, kes ta väidab end olevat.
- Juriidiline siduvus: Eestis on digitaalallkiri võrdne omakäelise allkirjaga, kuid ainult juhul, kui see on tehniliselt korrektne.
- Kehtivusaeg: Allkirjastamise ajal oli sertifikaat kehtiv, kuid oluline on kontrollida ka seda, kas allkiri vastab kõigile nõuetele ka kontrollimise hetkel.
Millist tarkvara kasutada digitaalallkirja kontrollimiseks
Eestis on standardiks RIA (Riigi Infosüsteemi Amet) poolt pakutav ja hallatav tarkvara. Kõige kindlam viis dokumenti kontrollida on kasutada ametlikku tarkvara, kuna see on loodud vastavalt Eesti e-identiteedi standarditele.
DigiDoc4 klient
DigiDoc4 klient on kõige levinum ja soovitatav tööriist. See rakendus on loodud spetsiaalselt ID-kaardi, Mobiil-ID ja Smart-ID kasutajatele. Sellega saab dokumente allkirjastada, allkirju kontrollida ja faile avada. Tarkvara kuvab selgelt, kas allkiri on kehtiv ja kes on selle andnud. Kui dokument on muudetud või allkiri aegunud, annab tarkvara sellest selge hoiatuse.
Veebipõhised kontrollimise võimalused
Mõnikord ei ole võimalik või mugav paigaldada arvutisse eraldi tarkvara. Sellisel juhul saab kasutada riiklikke veebipõhiseid teenuseid. Siiski tuleb meeles pidada, et failide üleslaadimine võõrastesse veebikeskkondadesse võib kujutada endast turvariski, kui tegemist on väga tundliku informatsiooniga. Usaldusväärsed veebiteenused pakuvad turvalist keskkonda, kus saab kontrollida allkirja kehtivust ilma dokumenti pikemalt säilitamata.
Samm-sammuline juhend: kuidas kontrollida allkirja DigiDoc4 abil
DigiDoc4 kliendi kasutamine on intuitiivne, kuid selleks, et saada aru, mida ekraanil nähtav informatsioon tähendab, tasub järgida konkreetset protsessi:
- Ava DigiDoc4 klient: Käivita arvutis paigaldatud rakendus.
- Ava dokument: Lohista allkirjastatud fail (näiteks .asice või .bdoc laiendiga) otse programmi aknasse või kasuta menüüd “Ava fail”.
- Vaata staatust: Programmi keskosas kuvatakse info allkirjastaja kohta. Roheline märge “Allkiri on kehtiv” tähendab, et kõik on korras.
- Kontrolli detaile: Klõpsa nupule “Kuva allkirja andmed” või sarnasele kirjele, et näha allkirjastamise täpset aega, allkirjastaja isikukoodi ja sertifikaadi väljastajat.
Kui tarkvara näitab kollast või punast hoiatust, tähendab see, et allkiri ei ole korras. Kollane võib viidata sellele, et sertifikaat on aegunud, kuid allkiri ise oli allkirjastamise ajal kehtiv. Punane aga viitab tõsisematele probleemidele, nagu dokumendi muutmine pärast allkirjastamist või allkirjastamise tehniline viga.
Mida tähendavad erinevad staatuse teated
Digitaalallkirja kontrollimisel võite kohata mitmeid erinevaid teateid, mis võivad tavatarbija segadusse ajada. Oluline on mõista nende tähendust:
- Kehtiv allkiri: See on ideaalne olukord. Dokument on autentselt allkirjastatud ja selle terviklus on säilinud.
- Allkiri on muudetud: See on kriitiline hoiatus. See tähendab, et dokumendi sisu on pärast allkirjastamist muudetud. Allkiri ei kehti ja dokumenti ei saa sellisel kujul usaldada.
- Sertifikaat ei ole kehtiv: Allkirjastaja sertifikaat on kas aegunud või tühistatud. Ehkki allkiri võib olla tehniliselt korrektne, ei ole see juriidiliselt siduv, sest allkirjastaja ei pruukinud allkirjastamise hetkel omada õigust seda teha.
- Tehniline viga või tundmatu formaat: Mõnikord võib tarkvara teavitada, et ta ei suuda allkirja valideerida. See võib juhtuda, kui dokument on salvestatud vanas formaadis (nt .ddoc, mida enam uuematel standarditel ei soovitata) või kui dokumendi andmetes on lünki.
Levinud ohud ja turvalisus
Kuigi digitaalallkiri on turvaline, ei tähenda see, et peaksime olema valvsuseta. Üks peamisi ohte on dokumentide “kompromiteerimine”. See tähendab, et keegi võib saata teile faili, mis näeb välja nagu allkirjastatud dokument, kuid tegelikult on see peidetud pahavara. Seetõttu on oluline mitte avada kahtlaseid .asice või .bdoc faile, kui te ei ole kindel nende päritolus.
Lisaks on oluline meeles pidada, et allkirja kehtivus sõltub ajatemplist. Ajatempel on tõend selle kohta, et dokument oli sellisel kujul olemas juba enne teatud kuupäeva. Kui allkirjastamisel ei lisatud ajatemplit, võib hilisem kontrollimine osutuda keeruliseks, eriti kui sertifikaadid on aegunud. Seetõttu on soovitatav alati kasutada tarkvara, mis lisab ajatempli automaatselt.
Korduma kippuvad küsimused
Kas ma saan kontrollida digiallkirja nutitelefonis?
Jah, mobiilsete seadmete jaoks on olemas vastavad äpid, mis võimaldavad dokumente vaadata ja allkirju kontrollida. Siiski on arvutiversioon (DigiDoc4) kõige stabiilsem ja pakub kõige põhjalikumat informatsiooni allkirja staatuse kohta.
Mida teha, kui allkiri on kehtetu?
Kõigepealt proovige dokumenti uuesti avada või kontrollida seda teises arvutis. Kui probleem püsib, ärge aktsepteerige dokumenti kui juriidiliselt siduvat. Paluge saatjal dokument uuesti allkirjastada ja veenduda, et ta kasutab ajakohast tarkvara.
Kas .ddoc failid on veel turvalised?
.ddoc on vana formaat, mida tänapäeval enam ei soovita. Soovitatav on minna üle uuematele formaatidele nagu .asice, mis on rahvusvaheliselt tunnustatud ja turvalisem.
Kas digitaalne allkiri aegub?
Allkiri ise tehniliselt ei aegu, kuid allkirjastamise hetkel kasutatud sertifikaat küll. Kui dokumendile on lisatud ajatempel, on allkiri kehtiv ka pärast sertifikaadi aegumist, kuna on tõestatud, et allkiri anti ajal, mil sertifikaat oli veel kehtiv.
Digitaalse allkirjastamise parimad praktikad
Selleks, et vähendada riske ja vältida probleeme dokumentide kontrollimisega, tuleks järgida mõningaid lihtsaid reegleid nii saatjana kui ka vastuvõtjana. Esiteks, hoidke oma ID-kaardi tarkvara alati uuendatuna. RIA avaldab regulaarselt uuendusi, mis parandavad turvaauke ja lisavad uusi funktsioone. Teiseks, eelistage alati kõige uuemaid allkirjaformaate. Need on paremini loetavad erinevate süsteemide poolt ja tagavad pikemaajalise säilivuse.
Kolmandaks, kui saadate dokumenti, veenduge, et saaja on teadlik, kuidas allkirja kontrollida. Kui tegemist on välismaalasega, võib neil tekkida raskusi meie spetsiifiliste failiformaatide avamisega. Sellisel juhul on mõistlik selgitada, et tegemist on Eesti standardile vastava turvalise dokumendiga ja soovitada neile vajalikku tarkvara või veebiteenust, kus nad saavad kontrollida allkirja autentsust. See hoiab ära asjatu segaduse ja aitab kaasa sujuvamale asjaajamisele.
Lõpetuseks tasub meeles pidada, et digitaalallkiri on usalduse küsimus. Iga kord, kui kinnitate dokumendi oma ID-kaardi või Mobiil-ID-ga, võtate te vastutuse sisu eest. Seetõttu on kriitilise tähtsusega mitte ainult kontrollida, kas allkiri on tehniliselt korras, vaid ka lugeda hoolikalt läbi dokumendi sisu, enne kui lisate oma digitaalse heakskiidu. Digitaalne maailm on mugav, kuid nõuab samasugust tähelepanelikkust kui paberite allkirjastamine kontoris laua taga. Kasutades õigeid tööriistu ja järgides standardeid, saate olla kindlad, et teie asjaajamine on kaitstud ja juriidiliselt vettpidav.
