Volikiri on dokument, mis on meie igapäevaelus ja asjaajamises asendamatu abimees. Olgu tegemist pangakontori külastamise, pakiautomaadist paki kättesaamise või kinnisvaratehingute vormistamisega – sageli tekib olukord, kus me ei saa ise kohal viibida ning peame usaldama oma õigused kellelegi teisele. Korrektselt koostatud volikiri tagab, et volitatud isik saab toiminguid sujuvalt sooritada ning volitaja huvid on kaitstud. Selles põhjalikus juhendis selgitame välja, millised on volikirja koostamise peamised reeglid, milliseid andmeid see peab sisaldama ja kuidas vältida levinumaid vigu, et dokument oleks juriidiliselt siduv ja aktsepteeritav igas olukorras.
Mis on volikiri ja millal seda vaja läheb?
Õiguslikus mõttes on volikiri volitaja poolt volitatud isikule antud esindusõigust tõendav dokument. See tähendab, et volitaja annab teisele isikule (esindajale) õiguse teha tema nimel teatud toiminguid. Eestis reguleerib volikirja ja esindusõigusega seotud küsimusi peamiselt tsiviilseadustiku üldosa seadus.
Volikirja vajadus tekib tavaliselt siis, kui isik on ise takistatud mingit tehingut tegemast või toimingut läbi viimast. Levinumad näited on:
- Pangatoimingud: Kui soovite, et pereliige või usaldusisik saaks teha pangas ülekandeid või saada kätte konto väljavõtteid.
- Postipaki kättesaamine: Kui olete ise ära ja soovite, et keegi teine võtaks postkontorist välja tähtsa saadetise.
- Ametiasutused: Dokumentide esitamine või kättesaamine erinevates riiklikes registrites või kohalikus omavalitsuses.
- Sõiduki müük või hooldus: Sõiduki viimine tehnoülevaatusele või müügitehingu vormistamine esindaja kaudu.
- Kinnisvaratehingud: Kui ostu- või müügiprotsess nõuab notariaalset volikirja, et esindaja saaks teie eest lepingud allkirjastada.
Oluline on meeles pidada, et volikiri ei ole lihtsalt vaba vormis paber. See on dokument, mis annab võõrale inimesele õiguse tegutseda teie eest, mistõttu tuleb sellesse suhtuda äärmise vastutustundega.
Volikirja kohustuslikud elemendid
Selleks, et volikiri oleks kehtiv ja ametiasutused seda aktsepteeriksid, peab see sisaldama konkreetseid andmeid. Puudulik dokument võib kaasa tuua olukorra, kus esindaja ei saa soovitud toimingut teostada, mis omakorda tähendab aja- ja rahakulu.
Korrektse volikirja kohustuslikud osad on:
- Dokumendi nimetus: Pealkiri peab olema selgelt “Volikiri”.
- Koostamise koht ja kuupäev: Need on kriitilise tähtsusega, et määrata kindlaks volikirja kehtivuse algus ja asukoht.
- Volitaja andmed: Ees- ja perekonnanimi, isikukood ja elukoha aadress. Juriidilise isiku puhul ärinimi, registrikood ja esindaja andmed.
- Esindaja andmed: Ees- ja perekonnanimi ning isikukood. Veenduge, et need oleksid täpsed, sest vigane isikukood võib muuta volikirja kehtetuks.
- Volituse sisu: See on kõige olulisem osa. Kirjeldage täpselt, milliseid toiminguid on esindajal õigus teha. Kas see hõlmab dokumentide allkirjastamist, raha väljavõtmist või vaid üldist esindamist?
- Volikirja kehtivusaeg: Määrake selge tähtaeg, milleni volikiri kehtib. Kui tähtaega ei ole märgitud, kehtib volikiri seaduse järgi üldjuhul aasta aega, kuid parem on olla konkreetne.
- Allkiri: Volitaja omakäeline allkiri (või digitaalallkiri).
Kuidas koostada volikirja näidist: praktiline juhend
Volikirja koostamisel on kõige turvalisem kasutada selget ja lihtsat keelt. Vältige liigset keerukust, kuid olge toimingute loetlemisel piisavalt täpne. Siin on näidis, mida saate kohandada vastavalt oma vajadustele.
VOLIKIRI
Linn/Vald: Tallinn
Kuupäev: 24. mai 2024
Mina, Eesnimi Perekonnanimi (isikukood 00000000000), elukoht Aadress, volitan käesolevaga Eesnimi Perekonnanimi (isikukood 00000000000) esindama mind järgmistes toimingutes:
1. Võtma minu nimel välja tähitud kirju ja pakke AS Eesti Post kontoritest.
2. Esitama vajalikke dokumente ja allkirjastama taotlusi vastavas ametiasutuses.
3. Esindaja õigused kehtivad kuni 31. detsembrini 2024.
Volikiri on antud edasivolitamise õiguseta.
Volitaja allkiri: (Allkiri)
See näidis on universaalne ja sobib paljudeks lihtsamateks toiminguteks. Kui aga tehing on seotud kinnisvara, pärimisasjade või suurte rahaliste kohustustega, on soovitatav konsulteerida juristiga või pöörduda notari poole.
Notariaalselt tõestatud volikiri vs lihtkirjalik volikiri
Kõik volikirjad ei ole võrdväärsed. Seadus sätestab teatud juhtudel kohustuse vormistada volikiri notariaalselt. Notariaalne tõestamine tähendab, et notar kinnitab volitaja isikusamasuse ja veendub, et volitus on antud vabatahtlikult ja teadlikult.
Millal on notariaalne volikiri kohustuslik?
- Kinnisvaratehingute puhul (kinnistusraamatusse kandmine, müük).
- Perekonnaseisuaktide ja pärimisasjadega seotud toimingud.
- Kui volitatav tehing ise nõuab notariaalset vormi (näiteks abieluvaralepingud).
Lihtkirjalik volikiri sobib igapäevasteks toimetusteks, nagu pakipost, pangas lihtsamad toimingud või dokumentide esitamine. Digitaalselt allkirjastatud volikiri on tänapäeval kõige mugavam variant, kuna see on võrdsustatud omakäelise allkirjaga ja on lihtsasti kontrollitav.
Levinumad vead volikirja koostamisel
Isegi kõige hoolsamal inimesel võib tekkida vigu. Siin on loetelu asjadest, mida vältida:
- Liiga üldine volitus: “Volitan esindajat tegema kõiki tehinguid” on ohtlik. See annab esindajale liiga palju vabadust. Olge alati konkreetne.
- Isikukoodide puudumine või vale kirjapilt: See on kõige levinum põhjus, miks volikiri tagasi lükatakse. Kontrollige andmeid kaks korda.
- Kehtivusaja määramata jätmine: See tekitab määramatust. Määratlege alati selge lõppkuupäev.
- Allkirja puudumine: Dokument ilma allkirjata on lihtsalt paber. Kui saadate volikirja e-postiga, peab see olema digitaalselt allkirjastatud (ID-kaart, Mobiil-ID või Smart-ID).
- Volikirja sisu ja eesmärgi mittevastavus: Kui volitate kedagi pakki kätte saama, ei tähenda see automaatselt, et ta tohib teie pangakontot hallata.
Korduma kippuvad küsimused (FAQ)
Kas volikirja saab igal ajal tühistada?
Jah, volitaja võib volituse igal ajal tagasi võtta. Selleks tuleks esindajat teavitada ning kui volikiri on antud mõnele asutusele, siis teavitada ka vastavat asutust, et volikiri ei ole enam kehtiv.
Kas e-posti teel saadetud skaneeritud volikiri on kehtiv?
Üldjuhul ei ole tavaline skaneeritud ja e-postiga saadetud paberist volikiri piisav, kuna selle originaalsust on raske kontrollida. Eelistage alati digitaalselt allkirjastatud dokumenti (.bdoc või .asice formaadis), mis on õiguslikult täiesti siduv ja aktsepteeritav.
Mida teha, kui volikiri on kadunud?
Kui volikiri on kadunud, peaksite sellest esindajat teavitama ja vajadusel koostama uue. Kui kahtlustate, et keegi teine võib volikirja kuritarvitada, on mõistlik avalikustada volituse kehtetuks tunnistamine ja teavitada sellest kõiki osapooli, kes võiksid seda volikirja aktsepteerida.
Kas volitaja võib volitada mitut inimest korraga?
Jah, see on võimalik. Võite volitada mitut isikut tegutsema nii koos kui ka eraldi. Sellisel juhul märkige volikirjas selgelt, kas esindajad peavad toiminguid tegema ühiselt või on neil õigus tegutseda iseseisvalt.
Kaua peab volikirja säilitama?
Soovitame volikirja säilitada vähemalt kolm aastat pärast selle kehtivusaja lõppu, kuna paljudel juhtudel on tehingutega seotud nõuete aegumistähtaeg just kolm aastat. See annab teile tõendusmaterjali, kui peaks tekkima vaidlusi tehtud toimingute osas.
Volikirja digitaalne allkirjastamine ja selle turvalisus
Tänapäeva digitaalses ühiskonnas on digitaalne allkirjastamine muutunud standardiks. See on turvalisem kui paberversioon, kuna digitaalallkiri on krüpteeritud ja seotud konkreetse isikuga. Digitaalselt allkirjastatud dokumenti ei saa muuta ilma, et allkiri muutuks kehtetuks. See annab nii volitajale kui ka volitatule kindlustunde, et dokument on autentne. Veebipõhised keskkonnad, nagu näiteks riigiportaal või spetsiaalsed dokumendihalduskeskkonnad, võimaldavad kiirelt ja mugavalt luua turvalise volikirja. Lisaks on digitaalallkirjastatud failide puhul alati selgelt näha allkirjastamise täpne kellaaeg ja kuupäev, mis välistab igasugused vaidlused dokumendi jõustumise aja üle. Kui võimalik, eelistage alati seda varianti, sest see säästab aega, paberit ja on juriidiliselt igas mõttes kindlam valik.
Soovitused volitaja ja esindaja vaheliseks suhtluseks
Volitamine eeldab kõrget usaldust. Enne kui annate kellelegi volituse, rääkige läbi kõik detailid. Selgitage esindajale täpselt, milline on tema roll, millised on piirid ja mida ootate protsessi lõpptulemusena. Kirjalik volikiri on küll juriidiline alus, kuid suuline kokkulepe ja selged juhised aitavad vältida arusaamatusi. Kui olete esindaja, küsige julgelt üle, kui volikirja tekstis on midagi ebaselget. Ärge kunagi astuge toiminguid, mille osas te ei ole kindlad või mis ületavad volikirjaga antud õigusi. Professionaalne ja läbipaistev asjaajamine on mõlema osapoole huvides ning tagab, et volitatud toimingud sujuvad probleemideta ja seaduslikult.
