Arvete koostamine eraisikust kliendile võib esmapilgul tunduda lihtsa toiminguna, kuid tegelikult on see protsess, mis nõuab tähelepanu detailidele ja vastavust kehtivatele raamatupidamise headele tavadele. Kui olete ettevõtja või vabakutseline, siis arve pole mitte ainult nõude dokument raha saamiseks, vaid ka oluline tõendusmaterjal maksuameti jaoks. Paljud alustavad ettevõtjad teevad vigu, mis võivad hiljem kaasa tuua tarbetut bürokraatiat või probleeme kontrollide käigus. Selles juhendis vaatame põhjalikult läbi kõik nüansid, mida peate teadma, et teie arveldamine oleks korrektne, professionaalne ja seadusega kooskõlas.
Arve kohustuslikud rekvisiidid ja nende tähtsus
Eesti Vabariigi käibemaksuseadus ja raamatupidamise seadus sätestavad selgelt, millised andmed peavad ühel müügiarvel kindlasti kajastuma. Eraisikule arvet väljastades ei tohi teha järeleandmisi dokumendi vormistuses, sest korrektne arve tagab teile kui ettevõtjale usaldusväärsuse ja aitab vältida segadusi tuludeklaratsioonide esitamisel. Iga arve peab sisaldama järgmiseid elemente:
- Arve number ja kuupäev: Arve number peab olema unikaalne ja järjestikune. See tähendab, et te ei tohi kasutada korduvaid numbreid ega jätta numbrite vahele suuri tühimikke.
- Müüja andmed: Ettevõtte täielik nimi, registrikood, aadress ning käibemaksukohustuslase number (kui olete käibemaksukohustuslane).
- Ostja andmed: Eraisiku puhul on piisav nimi ja aadress. Kui eraisik soovib, et arvele märgitaks ka isikukood, on see lubatud, kuid üldjuhul ei ole see kohustuslik, kui tegemist pole erijuhtumitega nagu näiteks järelmaksuga müük.
- Tehingu sisu: Täpne kirjeldus sellest, mida müüdi või millist teenust osutati. Üldsõnaline märge nagu “teenus” või “kaup” ei ole raamatupidamislikult aktsepteeritav.
- Kogused ja ühikuhinnad: Kui müüte kaupa, märkige ühikute arv. Kui osutate teenust, märkige töötunnid või muud mõõdetavad ühikud.
- Summad: Käibemaksuta summa, käibemaksusumma ja lõplik summa, mida klient peab tasuma.
- Maksetingimused: Viide maksetähtajale ja pangakonto number, kuhu raha kanda.
Käibemaksu arvestamine eraisikust kliendi puhul
Üks sagedasemaid küsimusi on see, kas eraisikule arvet esitades peaks hinda näitama koos käibemaksuga või ilma. Kui olete käibemaksukohustuslane, peate oma toodete ja teenuste hinnad kliendile alati avaldama koos käibemaksuga (brutohinnas). Eraisik ei saa käibemaksu tagasi küsida ega arveid sisendkäibemaksuna maha arvata, mistõttu on tema jaoks oluline vaid lõppsumma, mis tema pangakontolt maha läheb.
Oluline on meeles pidada, et kui teie ettevõte ei ole käibemaksukohustuslane, siis te käibemaksu oma arvele ei lisa. Sellisel juhul peate arvele lisama viite seadusele, miks käibemaksu ei lisata – näiteks “Käibemaksukohustuslane puudub” või viide käibemaksuseaduse vastavale paragrahvile. See annab kliendile selge signaali, et tegemist on maksuvaba tehinguga.
Arve vormistamine digitaalselt ja arhiveerimise nõuded
Tänapäeval on paberkandjal arved pigem erand kui reegel. Enamik ettevõtjaid kasutab majandustarkvara või lihtsaid pilvepõhiseid lahendusi. Oluline on see, et arve oleks kättetoimetatav PDF-formaadis või e-arvena. E-arve on eriti mugav, kuna see liigub süsteemide vahel automaatselt, kuid eraisikule arve väljastamisel on PDF-fail e-kirja manuses siiski kõige levinum ja aktsepteeritum viis.
Raamatupidamise seadus nõuab, et kõiki algdokumente (sealhulgas väljastatud arveid) tuleb säilitada vähemalt seitse aastat. See tähendab, et te ei tohi arveid lihtsalt arvuti töölauale salvestada, vaid need peavad olema süstematiseeritud ja turvaliselt hoitud. Kui kasutate pilvepõhist raamatupidamistarkvara, on see kohustus üldjuhul automaatselt täidetud, kuna süsteem teeb andmetest varukoopiaid.
Kuidas vältida vigu arve väljastamisel
Vead arvetel tekitavad asjatut segadust ja võivad jätta ettevõtjast ebaprofessionaalse mulje. Siin on mõned praktilised soovitused vigade ennetamiseks:
- Kasutage automatiseeritud süsteeme: Exceli tabelite asemel võtke kasutusele lihtne raamatupidamisprogramm. Need süsteemid kontrollivad automaatselt järjestikuste numbrite olemasolu ja teevad matemaatilised tehted õigesti.
- Kontrollige rekvisiite enne saatmist: Veenduge, et kliendi nimi on kirjutatud õigesti. Eriti oluline on see juhul, kui klient vajab arvet tööandjale esitamiseks.
- Selgitage maksetähtaega: Kui olete leppinud kokku järelmaksu või ettemaksu, kirjutage see arvele selgelt ja arusaadavalt. Segadus maksetähtaegades on sageli põhjus, miks raha õigeaegselt kontole ei laeku.
- Lisa selgitus tehingu kohta: Kui müüte keerukamat teenust, lisage arvele väike selgitus, mida see täpselt sisaldab. See vähendab küsimuste tekkimise tõenäosust.
Eraisikust kliendi õigused ja tarbijakaitse
Kui müüte kaupu või teenuseid eraisikule, laienevad teile tarbijakaitseseaduse sätted. See tähendab, et arvel olevad tingimused ei tohi olla tarbija suhtes ebaõiglased. Näiteks ei saa te arvele ühepoolselt kirjutada klausleid, mis välistavad kliendi õiguse kaebuse esitamisele või toote tagastamisele, kui seadus seda õigust ette näeb (näiteks e-poest ostes 14-päevane tagastusõigus).
Arve peaks olema koostatud eesti keeles, kui ei ole teisiti kokku lepitud. Kui kliendiks on välismaal elav eraisik, võite arve koostada ka inglise keeles, kuid raamatupidamislikult peab teil olema arusaam, mis tehinguga tegemist on, et vajadusel tõlkida see maksuametile.
Korduma kippuvad küsimused
Kas pean eraisikule arve väljastamisel küsima tema isikukoodi?
Üldjuhul ei ole see kohustuslik. Isikukoodi küsimine on vajalik vaid siis, kui tehinguga kaasneb mingi erikohustus, näiteks krediidi andmine, järelmaks või kui tegemist on teenusega, mida saab osutada vaid konkreetsele isikule ja seda on vaja hiljem tõestada. Tavapärase kauba müügi korral piisab kliendi nimest ja aadressist.
Mida teha, kui tegin arvel vea?
Kui avastate vea pärast arve väljastamist, ärge püüdke seda lihtsalt kustutada või üle kirjutada. Õige viis on koostada kreeditarve ehk parandusarve, mis tühistab vigase arve, ning seejärel väljastada uus ja korrektne arve. See tagab, et teie raamatupidamine on läbipaistev ja kontrollitav.
Kas ma pean eraisikule alati arve andma?
Jah, vastavalt raamatupidamise seadusele tuleb iga tehingu kohta koostada algdokument. Isegi kui klient seda eraldi ei küsi, on ettevõtjal kohustus müügi kohta arve või kviitung väljastada. See on teie enda huvides, et tehing oleks kajastatud ja maksud tasutud.
Kuidas toimida, kui eraisik soovib tasuda sularahas?
Sularahatehingute puhul peate kliendile väljastama kviitungi või arve-kviitungi, kus on märgitud makse laekumine. Oluline on meeles pidada, et sularahatehingud peavad olema ettevõtte kassasüsteemis nõuetekohaselt kajastatud, et vältida probleeme maksuametiga.
Maksekäitumise jälgimine ja arveldamise efektiivsus
Edukas ettevõtja ei hoolitse mitte ainult arve väljastamise eest, vaid jälgib ka maksete laekumist. Kui arve maksetähtaeg on kukkunud ja raha pole kontole jõudnud, on mõistlik saata viisakas meeldetuletus. Sageli on klient lihtsalt unustanud või sattunud tehnilistesse raskustesse. Eraisikute puhul tasub olla vahetu ja konkreetne, kuid samas viisakas. Kui olete oma arved korrektselt vormistanud ja selgelt lahti kirjutanud, on ka vaidluste tõenäosus minimaalne.
Arveldusprotsessi pidev täiustamine on märk professionaalsest ettevõttest. Kasutage tehnoloogiat enda kasuks, seadistage automaatsed meeldetuletused ja veenduge, et iga arve, mille oma kliendile saadate, kannaks professionaalset joont. See ei ole mitte ainult seadusest tulenev kohustus, vaid ka osa teie kui ettevõtja brändist, mis näitab, et hindate korda ja seaduskuulelikkust.
