Tänapäeva kiires maailmas on dokumentide füüsiline printimine, allkirjastamine ja skaneerimine muutunud tülikaks ning ajakulukaks protsessiks, mis ei ole enamasti vajalik. Eesti e-riigi ökosüsteem pakub maailmatasemel lahendusi, mis võimaldavad juriidiliselt siduvaid toiminguid teha vaid loetud sekunditega, sõltumata sellest, kas asute kodukontoris, lennujaamas või metsamajakeses. Digiallkiri ei ole pelgalt mugavuslahendus, vaid see omab Euroopa Liidus samasugust õiguslikku jõudu nagu paberile kirjutatud omakäeline allkiri. Paljude jaoks on digiallkirjastamine igapäevane rutiin, kuid tehnoloogia ja tarkvara uuenevad pidevalt ning alati leidub nüansse, mida tasub teada protsessi sujuvamaks ja turvalisemaks muutmiseks. Selles juhendis vaatame detailselt läbi kõik sammud ja võimalused, kuidas dokumente digitaalselt allkirjastada nii arvutis kui ka nutiseadmes, kasutades selleks erinevaid autentimisvahendeid nagu ID-kaart, Mobiil-ID ja Smart-ID.
Vajalikud ettevalmistused ja vahendid
Enne dokumendi allkirjastamise juurde asumist on oluline veenduda, et kõik tehnilised eeldused on täidetud. Digiallkirja andmiseks on vaja kahte põhilist komponenti: isikutuvastusvahendit ja vastavat tarkvara või portaali. Eestis on kasutusel kolm peamist vahendit, millega saab anda juriidiliselt siduvat allkirja.
- ID-kaart: See on kõige levinum ja universaalsem vahend. Kasutamiseks on vaja ID-kaardi lugejat, kehtivaid sertifikaate (neid saab uuendada PPA teeninduses või kauguuendamise teel) ning PIN-koode. Allkirjastamiseks on vajalik PIN2-kood.
- Mobiil-ID: See on SIM-kaardi põhine lahendus, mis vajab spetsiaalset Mobiil-ID toega SIM-kaarti ja teenuslepingut mobiilioperaatoriga. See on äärmiselt mugav, kuna ei vaja kaardilugejat.
- Smart-ID: Üha populaarsemaks muutuv nutiseadme rakendus, mis ei sõltu SIM-kaardist. Smart-IDga allkirjastamiseks peab teil olema registreeritud konto tasemel “Smart-ID kvalifitseeritud elektrooniline allkiri”. Lihtsamast “Smart-ID Basic” tasemest allkirjastamiseks ei piisa.
Tarkvara poolelt on arvutis kasutamiseks vajalik RIA DigiDoc tarkvara (varasema nimega ID-tarkvara), mille saab tasuta alla laadida ID.ee kodulehelt. Nutiseadmetes kasutatakse enamasti RIA DigiDoc mobiilirakendust, mis on saadaval nii App Store’is kui ka Google Play poes.
Dokumendi allkirjastamine arvutis (RIA DigiDoc)
Arvutis allkirjastamine on kõige töökindlam meetod, eriti kui tegemist on mahukate failidega või kui on vaja allkirjastada mitu dokumenti korraga. Järgnev protsess kirjeldab samm-sammult toiminguid kõige uuema RIA DigiDoc tarkvaraga.
1. Tarkvara avamine ja seadistamine
Esmalt veenduge, et teie arvutisse on paigaldatud värskeim versioon DigiDoc tarkvarast. Kui kasutate ID-kaarti, ühendage kaardilugeja arvutiga ja sisestage ID-kaart lugejasse enne programmi avamist. See tagab, et tarkvara loeb kaardi andmed koheselt sisse. Avage programm nimega “RIA DigiDoc”.
2. Failide lisamine konteinerisse
Digiallkirjastamine ei tähenda lihtsalt allkirja “kleepimist” Wordi või PDF faili külge. Selle asemel luuakse digikonteiner (laiendiga .asice või .bdoc), mis sisaldab originaalfaile ja allkirjafaili. Toimige järgmiselt:
- Klõpsake programmi aknas nupule “ALLKIRJASTAN DOKUMENDI” või lohistage vajalikud failid otse programmi aknasse.
- Võite lisada ühe või mitu faili. Näiteks kui saadate lepingut ja selle lisa, on mõistlik panna need ühte konteinerisse, et allkiri kataks mõlemat dokumenti korraga.
- Kontrollige, et failinimed oleksid korrektsed ja arusaadavad, kuna hiljem konteineri sees neid muuta ei saa ilma allkirja rikkumata.
3. Allkirjastamise protsess
Kui failid on lisatud, näete ekraanil konteineri sisu. Nüüd saate asuda allkirjastama:
- Valige allkirjastamise meetod. Tarkvara pakub tavaliselt valikut ID-kaardi, Mobiil-ID või Smart-ID vahel.
- Kui kasutate ID-kaarti: Veenduge, et teie nimi ja isikukood on ekraanil õiged. Vajutage nupule “Allkirjastan”. Seejärel küsib programm teie PIN2-koodi. Sisestage kood ja oodake kinnitust.
- Kui kasutate Mobiil-IDd või Smart-IDd: Sisestage oma isikukood ja telefoninumber (Mobiil-ID puhul). Vajutage “Allkirjastan”. Teie telefoni saabub kontrollkood. Veenduge, et arvutiekraanil ja telefonis olevad kontrollkoodid kattuvad, ning sisestage telefonis PIN2.
Pärast edukat allkirjastamist näete dokumendi juures rohelist märget “Allkiri on kehtiv”. Nüüd on fail valmis teisele osapoolele saatmiseks e-posti teel.
Dokumendi allkirjastamine nutitelefonis
Nutitelefonis allkirjastamine on asendamatu, kui olete kontorist eemal. Protsess on veidi erinev sõltuvalt sellest, kas kasutate Androidi või iOS (iPhone) seadet, kuid põhimõte jääb samaks.
Eeltöö ja rakendus
Laadige alla RIA DigiDoc rakendus. Veenduge, et teil on aktiivne Smart-ID või Mobiil-ID, kuna ID-kaardi kasutamine telefonis on keeruline (vajab spetsiaalset, haruldast kaardilugejat) ja ebamugav.
Sammud allkirjastamiseks:
- Faili leidmine: Avage fail, mida soovite allkirjastada, oma telefoni failihalduris, e-kirja manuses või pilveteenuses (nt Google Drive, Dropbox).
- Faili jagamine (“Share”): Otsige üles jagamise ikoon. Avanenud rakenduste loetelust valige “DigiDoc” või “Impordi DigiDoc-i”. See tegevus avab automaatselt RIA DigiDoc äpi ja impordib valitud faili uude konteinerisse.
- Konteineri loomine: Rakendus küsib teilt kinnitust konteineri loomise kohta. Siin saate vajadusel lisada veel faile samasse ümbrikusse.
- Allkirjastamine: Vajutage nupule “ALLKIRJASTA”. Valige menüüst sobiv vahend (Smart-ID või Mobiil-ID).
- PIN2 sisestamine: Rakendus saadab päringu teie autentimisrakendusse. Kontrollige kontrollkoodi ja sisestage PIN2.
- Salvestamine ja saatmine: Pärast allkirjastamist tuleb fail salvestada või jagada. Kasutage uuesti jagamise nuppu, et saata allkirjastatud konteiner (.asice fail) otse e-postiga adressaadile.
Levinumad failivormingud: BDOC vs ASICE
Paljud kasutajad märkavad, et digiallkirjastatud failide laiendid on aja jooksul muutunud. Varasemalt oli levinud .ddoc vorming, mida tänapäevane tarkvara enam luua ei luba, kuigi vanu faile saab endiselt avada.
Tänapäeval on kasutusel peamiselt kaks vormingut:
- .bdoc (Binary Document): See on Eesti-spetsiifiline, kuid rahvusvahelistel standarditel põhinev formaat. See on olnud kasutusel aastaid ja on väga töökindel riigisisestes toimingutes.
- .asice (Associated Signature Containers Extended): See on üleeuroopaline standardvorming. Kui saadate dokumente välispartneritele Euroopa Liidus, on tungivalt soovitatav kasutada .asice vormingut, kuna see tagab parema ühilduvuse teiste riikide süsteemidega. RIA DigiDoc tarkvara kasutab vaikimisi .asice vormingut.
Sisuliselt on mõlema puhul tegemist ZIP-arhiiviga, mis sisaldab algset faili ja metaandmeid allkirja kohta. Tavakasutaja jaoks ei ole nende kahe vahel märgatavat erinevust peale faililaiendi.
Korduma kippuvad küsimused (FAQ)
Digiallkirjastamisega seoses tekib tihti küsimusi nii tehnilise poole kui ka juriidika kohta. Siin on vastused levinumatele küsimustele.
Kas ma saan digiallkirjastatud dokumenti hiljem muuta?
Ei, digikonteineris olevaid dokumente ei saa pärast allkirjastamist muuta. Iga väiksemgi muudatus (isegi ühe koma lisamine) muudab olemasoleva allkirja kehtetuks. Kui on vaja teha muudatusi, tuleb luua uus konteiner, lisada sinna parandatud fail ja allkirjastada see uuesti.
Miks mu ID-kaart ei tööta, kuigi sisestasin selle lugejasse?
Kõige sagedasemad põhjused on valesti sisestatud kaart või aegunud tarkvara. Proovige järgmist: võtke kaart välja ja sisestage uuesti, veendudes, et kiip on puhas. Taaskäivitage arvuti, jättes kaardi lugejasse. Kontrollige ID.ee lehelt, kas teie tarkvara on ajakohane. Samuti veenduge, et brauseri pluginad on lubatud.
Kas digiallkiri kehtib ka välismaal?
Euroopa Liidu piires reguleerib elektroonilisi allkirju eIDAS määrus. Eesti kvalifitseeritud digiallkiri on juriidiliselt võrdne omakäelise allkirjaga kõigis EL liikmesriikides. Väljaspool Euroopa Liitu sõltub kehtivus konkreetse riigi seadustest ja vastastikustest kokkulepetest, seega tasub see eelnevalt partneriga kooskõlastada.
Mis vahe on digitaalsel templil ja digiallkirjal?
Digiallkirja annab füüsiline isik (nt ettevõtte juhatuse liige), seostades dokumendi oma isikuga. Digitempel antakse juriidilise isiku (asutuse või ettevõtte) nimel ja see kinnitab dokumendi päritolu ning terviklikkust, kuid ei väljenda otseselt tahteavaldust samal viisil nagu isiklik allkiri. Digitemplit kasutatakse sageli massiliste arvete või tõendite väljastamisel.
Turvalisus ja PIN-koodide hoidmine
Digimaailmas on turvalisus kriitilise tähtsusega. Teie digiallkiri on võimas tööriist – sellega saab võtta laene, müüa kinnisvara ja sõlmida siduvaid lepinguid. Seetõttu tuleb suhtuda oma autentimisvahenditesse äärmise hoolsusega. Kõige olulisem reegel on hoida oma PIN-koodid ainult enda teada. Ärge kunagi kirjutage PIN-koode ID-kaardi peale ega hoidke neid rahakotis kaardi vahel.
Oluline on teha vahet PIN1 ja PIN2 koodidel. PIN1 on isikutuvastuseks – sellega logite sisse pangapanka või riigiportaalidesse. PIN2 on allkirjastamiseks – selle sisestamine on juriidiliselt võrdne allkirja kirjutamisega paberile. Enne PIN2 sisestamist veenduge alati, mis tegevust te parasjagu kinnitate. Kui teie telefonile saabub Smart-ID või Mobiil-ID allkirjastamise päring ajal, mil te ise ühtegi toimingut ei algatanud, siis ärge sisestage koodi ja katkestage tegevus koheselt. Turvaline käitumine tagab, et digiallkirjastamine jääb mugavaks ja riskivabaks osaks teie igapäevaelust.
